Fiyat teklifi nasıl hazırlanır? Talepten takibe 6 adım

Fiyat teklifi, talep geldiği andan takibe kadar şu altı adımla hazırlanır:

1. Talebi anlayın: Mesajı ürün, miktar ve birim olarak satırlara ayırın; fiyatı değiştiren eksikleri tek mesajda, numaralı sorularla sorun.
2. Ürünleri eşleştirin: Her kalemi kataloğunuzdaki doğru ürün, ölçü, sınıf ve satış birimiyle eşleştirin.
3. Fiyatı hesaplayın: Güncel liste fiyatından başlayın, çoklu iskontoyu sırayla uygulayın, KDV'yi ara toplamın altında ayrı satırda gösterin.
4. Koşulları yazın: Ödeme, teslim, nakliye ve geçerlilik koşullarını açık tarihli, ölçülebilir cümlelerle belirtin.
5. PDF'e dökün ve gönderin: Satırları ve koşulları tek bir PDF'te toplayıp talebin geldiği kanaldan gönderin.
6. Takip edin: Bir sonraki temas tarihini teklifi gönderdiğiniz anda belirleyin, revizyonları aynı teklif numarasıyla izleyin.

Adımların sırası önemlidir; eşleşmemiş bir üründen doğru fiyat, eksik koşuldan da sağlam bir sipariş çıkmaz. Bu rehber, bir tesisat-hırdavat toptancısına WhatsApp'tan gelen kısa bir talebi örnek alarak her adımda ne yapacağınızı gösterir; sonunda bütün parçaların bir araya geldiği örnek bir teklif bulunur. Uygulamalı kısımları ücretsiz teklif hazırlama aracında aynı sırayla deneyebilirsiniz.

Fiyat teklifi hazırlamaya başlamadan önce elinizde ne olmalı?

Başlamadan önce elinizde güncel bir fiyat listesi, iskonto tablosu, takma ad listesi, standart koşul metinleri ve bir teklif numarası sırası olmalıdır. Bunları bir kez düzenlerseniz her talepte aynı bilgileri yeniden aramazsınız:

• Güncel fiyat listesi: Ürün kodu, açıklama, birim ve KDV hariç liste fiyatı. Döviz bazlı ürünlerde para birimi ayrı bir sütunda dursun.
• İskonto tablosu: Hangi müşteri ya da müşteri grubuna, hangi ürün grubunda, hangi ödeme koşuluyla hangi iskontonun uygulandığı. Düzenin nasıl kurulacağını fiyat listesi ve iskonto düzeni rehberinde bulabilirsiniz.
• Takma ad listesi: Müşterilerinizin ürünlere verdiği adlar. "3/4 küresel", "20'lik PPR", "beyaz silikon" gibi ifadeleri hangi stok koduna karşılık geldiğiyle birlikte yazın.
• Standart koşul metinleri: Ödeme, teslim, nakliye ve geçerlilik için her teklifte kullandığınız cümleler.
• Teklif numarası sırası: Her teklifin ve revizyonun tek bir sıradan numara aldığı basit bir düzen.

Teklif belgesinde hangi alanların bulunması gerektiğini ayrıca fiyat teklifinde olması gerekenler kontrol listesinde bulabilirsiniz. Bu rehber alanları değil, işin sırasını ele alır.

1. Adım: Talebi anlayın, eksikleri tek mesajda sorun

Örnek talep, bir tesisat firmasından WhatsApp'a yazılmış tek satırlık bir mesajdır:

Merhaba, 3/4 küresel 40 tane, 20'lik ppr 50 boy, teflon 2 koli. Fiyat atar mısınız, ödeme peşin.

Önce talebi satırlara ayırın: ürün, miktar, birim ve henüz belli olmayan nokta. Burada üç kalem var, miktarlar belli, ödeme koşulu da yazılmış. Belirsiz olan, fiyatı değiştiren iki ayrıntıdır: küresel vananın tam geçişli mi standart mı olduğu ve PPR borunun basınç sınıfı.

Bu soruları ayrı ayrı mesajlarla değil, tek mesajda ve numaralı sorun. Sormadığınız konuda yaptığınız varsayımı da yazın; yanlışsa müşteri hemen düzeltir:

Merhaba, teklifi hazırlamak için iki sorum var: 1) Küresel vana tam geçişli mi olsun, standart mı? 2) PPR boru PN20 mi, PN25 mi? Teflonu 12 mm standart bant, 100'lük koli olarak yazıyorum.

Yalnızca fiyatı değiştiren bilgileri sorun. Fatura unvanı ya da teslim saati gibi ayrıntılar sipariş aşamasına kalabilir. Durumlara göre hazır cevap metinleri için fiyat teklifi mesaj örnekleri sayfasına, WhatsApp'tan gelen dağınık taleplerin nasıl satırlara ayrılacağı için WhatsApp fiyat talebine hızlı teklif rehberine bakabilirsiniz.

Talepler gün boyunca WhatsApp ve e-posta arasında dağınık geliyorsa bu ilk okuma, her seferinde elinizdeki başka bir işi böler. Bu adımda OmniNest yapay zekâ ile sizin yerinize düşünür: WhatsApp mesajını, e-postaya eklenmiş Excel ya da PDF listeyi, fotoğrafı veya sesli mesajı okuyup her kalemi ürün, miktar ve birim olarak satıra çevirir. Vananın geçiş tipi gibi fiyatı değiştiren bir ayrıntı belirsiz kaldığında o satırı tahminle doldurmaz; netleşmesi gereken kalem olarak önünüze getirir.

2. Adım: Ürünleri kataloğunuzla doğru eşleştirin

Müşteri sizin stok kodunuzla değil, kendi diliyle yazar. Bu çeviri, teklife hatanın en kolay girdiği yerdir: yanlış çap, yanlış basınç sınıfı ya da adet yerine koli. Müşteri soruları "tam geçişli, PN20" diye cevapladıktan sonra eşleştirme şöyle görünür:

Her satırı eşleştirirken üç şeyi kontrol edin. Birim: müşteri "tane" dediğinde sizin satış biriminiz koli olabilir; miktarı kendi biriminize çevirip açıklamaya ekleyin. Ölçü ve sınıf: aynı adla anılan iki üründen hangisinin istendiği belli değilse tahmin etmeyin, sorun. Muadil: istenen ürün yoksa muadili ayrı bir satırda ve "muadil" notuyla önerin, istenenin yerine sessizce koymayın.

Takma ad listesini her yeni ifadede güncelleyin. Bir müşterinin bir kez "beyaz silikon" dediği ürün, büyük ihtimalle başka müşterilerin de aynı adla sorduğu üründür. Bu bilginin tek bir satış temsilcisinin hafızasında değil, sistemde durması gerekir. OmniNest ürününüzü sizin için tanır: "20'lik ppr" ya da "3/4 küresel" gibi ifadelerin karşılığını ürün kodu, katalogda kayıtlı takma adlar ve katalog aramasıyla kendi kataloğunuzda bulur. Yapay zekânın işi bu eşleştirmede biter; 3. adımdaki liste fiyatı ve 30+10+5 gibi iskonto zinciri her zaman sizin fiyat listenizden ve tanımladığınız iskonto kurallarından gelir. Ayrıntısı ürün kataloğu ve bilgi bankası sayfasında.

3. Adım: Fiyatı hesaplayın (liste fiyatı, çoklu iskonto, KDV, döviz)

Her satırı aynı sırayla hesaplayın; sıra sabit olduğunda teklifi kim hazırlarsa hazırlasın aynı rakam çıkar:

1. Satırın liste fiyatını güncel listeden alın, eski tekliften kopyalamayın.
2. Müşterinin iskontosunu iskonto tablosundan alın ve çoklu (kuyruk) iskonto olarak sırayla uygulayın.
3. Satır tutarını bulun: miktar × liste fiyatı, ardından iskontolar.
4. Satır tutarlarını toplayıp KDV hariç ara toplamı bulun.
5. KDV'yi ara toplamın üzerinden ayrı satırda hesaplayın (teklifte farklı KDV oranları varsa her oranı kendi ara toplamı üzerinden), sonra genel toplamı yazın.

Örnekte müşteri bayi grubundadır: vana ve boruda %30 bayi, %10 kampanya ve peşin ödeme için %5 iskonto, yani 30+10+5 uygulanır. Teflon bant kampanyaya dahil olmadığı için 30+5 ile hesaplanır. Çoklu iskonto oranları toplanmaz, sırayla uygulanır: 30+10+5'in tek oran karşılığı %45 değil, %40,15'tir (0,70 × 0,90 × 0,95 = 0,5985). 30+5 ise %33,5'e eşittir.

Liste fiyatıyla toplam 14.280,00 TL, iskonto toplamı 5.621,70 TL'dir. KDV hariç ara toplam 8.658,30 TL, %20 KDV 1.731,66 TL, genel toplam 10.389,96 TL olur. Kontrol için iskonto toplamını liste toplamından düşün: 14.280,00 − 5.621,70 = 8.658,30. İki yoldan aynı rakama ulaşıyorsanız satırlarda hata yoktur.

Tablodaki net birim fiyatlar bilgi içindir. teklif.dev araçları ve Excel formu yuvarlamayı satır tutarında yapar; birim fiyatı yuvarlayıp çarparsanız toplam birkaç kuruş farklı çıkabilir. Bu örnekte net birim fiyatlar tam kuruşa denk geldiği için iki yol aynı sonucu verir.

Bu hesabı elle yapmak zorunda değilsiniz. Teklif hazırlama aracında iskontoyu her satıra "30+10+5" diye yazarsınız, zincirin tek oran karşılığı alanın altında görünür; tek bir oranı kontrol etmek ya da net fiyattan liste fiyatına geri gitmek için çoklu iskonto hesaplama sayfasını kullanabilirsiniz.

KDV ve döviz için iki not

KDV oranı ürüne göre değişir. KDV Kanunu (3065) 28. maddesi, oranları Cumhurbaşkanı kararıyla belirleme yetkisi verir; uygulanan oranlar bu yetkiyle çıkarılan kararda yer alır. Gelir İdaresi Başkanlığı'nın yayımladığı güncel KDV oranları metnine göre genel oran %20'dir; o karara ekli (I) sayılı listedeki teslimlere %1, (II) sayılı listedekilere %10 uygulanır. Örnekteki bütün kalemlere %20 uygulandı; gıda toptancılığı gibi alanlarda ise aynı teklifte farklı oranlar bulunabilir. Kendi ürünlerinizin oranını mali müşavirinize teyit ettirin.

Liste fiyatınız döviz bazlıysa teklifi o para biriminde hazırlayın ve TL karşılığını bilgi olarak ekleyin. Örneğin 1.250,00 EUR'luk bir teklif, örnek olarak 55,00 TL'lik bir kurla 68.750,00 TL eder. Araçta kuru siz yazarsınız; kur otomatik çekilmez, bu yüzden teklif günündeki değeri girin. Asıl önemli olan, faturanın hangi tarihteki hangi kurla kesileceğini koşullara yazmaktır. Sık kullanılan referans, TCMB'nin her iş günü ilan ettiği döviz kurlarıdır; döviz alış mı, döviz satış mı esas alınacağını da belirtin. Kur riskini nasıl paylaşacağınızı dövizli fiyat teklifi ve kur riski yazısında bulabilirsiniz.

4. Adım: Ödeme, teslim ve geçerlilik koşullarını yazın

Fiyat koşullarla birlikte anlam kazanır. Örnekteki %5 iskonto peşin ödemeye bağlıdır; müşteri sonradan vadeli öderse bu iskonto geçerli olmamalıdır. Bunu teklifte açıkça yazmazsanız siparişte tartışma çıkar. Koşulları kısa ve ölçülebilir cümlelerle yazın:

• Ödeme: "Peşin, havale veya EFT. Peşin ödeme iskontosu (%5) bu koşula göre uygulanmıştır."
• Teslim: "Stoktaki ürünler sipariş onayından sonra 2 iş günü içinde şantiyenize teslim edilir; nakliye fiyata dahildir." Stokta olmayan kalem varsa süresini satırında ayrıca belirtin.
• Geçerlilik: "Bu teklif 4 Kasım 2026'ya kadar geçerlidir." Göreli süre yerine açık tarih yazmak, sürenin ne zaman bittiğini tartışmasız kılar.
• Varsayımlar: "Teflon bant 12 mm standart model, 100'lük koli olarak teklif edilmiştir."

Geçerlilik tarihinin hukuki bir yanı da vardır: Türk Borçlar Kanunu (6098) 3. maddesine göre, kabul için süre tanınarak yapılan bir öneri, o süre dolana kadar öneren tarafı bağlar. Bu yüzden tarihi, fiyatlarınızı gerçekten koruyabileceğiniz süreye göre seçin; teklifinizin ne ölçüde bağlayıcı olduğundan emin değilseniz bir hukukçuya danışın. Süreyi neye göre belirleyeceğinizi teklif geçerlilik süresi ne kadar olmalı yazısında ele aldık.

5. Adım: Teklifi PDF'e dökün ve talebin geldiği kanaldan gönderin

Müşteri teklifi çoğu zaman başka tekliflerle yan yana okur, saklar ve yöneticisine iletir. Bu yüzden satırları ve koşulları, düzenlenebilir bir dosya yerine tek bir PDF'te toplayın. Teklif hazırlama aracında bunu şu sırayla yaparsınız:

1. Firma bilgilerinizi ve isterseniz logonuzu ekleyin, müşteri adını ve geçerlilik süresini yazın.
2. Satırları elle girin ya da fiyat listenizden kopyalayıp Excel'den yapıştır alanına bırakın. Müşterinin "10 adet 3/4 vana" gibi mesaj satırları da miktar, birim ve açıklama olarak ayrılır.
3. Her satıra iskontoyu 30+10+5 biçiminde yazın; para birimini seçin, gerekiyorsa kuru girin.
4. Ödeme ve teslim koşullarını "Koşullar ve notlar" bölümüne yazın.
5. PDF'i indirin ya da teklifi doğrudan WhatsApp'tan gönder ile paylaşın.

Teklifi talebin geldiği kanaldan gönderin: WhatsApp'tan gelen talebe aynı konuşmadan, e-postayla gelene aynı yazışma zincirinden. Müşteri teklifi aradığında kendi talebinin hemen altında bulur. Göndermeden önce PDF'i bir kez açın: teklif numarası, müşteri adı, geçerlilik tarihi ve genel toplam doğru mu, müşterinin sorduğu her kalem teklifte mi?

Formüllü bir şablonu kendi bilgisayarınızda doldurmayı tercih ediyorsanız teklif formu Excel sayfasındaki ücretsiz formu kullanabilirsiniz. OmniNest'te bu adım ayrı bir iş olmaktan çıkar: 1. adımda okunan talep, 3. adımda fiyat listenizle hesaplanan satırlarla birlikte bir cevap metnine ve logolu PDF teklife dönüşür; teklif, talep hangi konuşmadan geldiyse oraya gönderilir. Teklifin önce bir yetkilinin onayına mı düşeceğini, yoksa doğrudan mı gönderileceğini firmanızın koyduğu kurallar belirler. Akışı kendi ürünlerinizle görmek isterseniz demo isteyebilirsiniz.

6. Adım: Takip tarihini teklifi gönderirken belirleyin

Takip edilmeyen bir teklif, müşterinin önündeki diğer işlerin arasında kolayca unutulur. Takibi sonraya bırakmayın; teklifi gönderdiğiniz anda bir sonraki temas tarihini not edin. Örnekteki teklif 4 Kasım'da sona eriyorsa ilk takibi birkaç gün sonraya, ikincisini geçerliliğin bitmesinden bir gün önceye planlayabilirsiniz.

Takip listesinde en azından şu sütunlar bulunsun: teklif numarası, müşteri, tutar, gönderim tarihi, geçerlilik tarihi, durum (gönderildi, revize istendi, kazanıldı, kaybedildi) ve bir sonraki takip tarihi. Teklif formu Excel dosyasında bu sütunlarla hazırlanmış bir teklif takip listesi de bulunur.

Müşteri revizyon isterse aynı teklif numarasını revizyon ekiyle kullanın ve mesajın ilk cümlesinde neyin değiştiğini söyleyin; örneğin "REV 2: vana adedi 40'tan 60'a çıkarıldı, birim fiyatlar değişmedi." Kaybedilen tekliflerin nedenini de kaydedin; fiyat mı, teslim süresi mi, yoksa geç cevap mı olduğu bir sonraki teklifinizi şekillendirir. Takip mesajlarını ve teklif durumlarını teklif takibi nasıl yapılır rehberinde bulabilirsiniz.

Örnek fiyat teklifi nasıl görünür?

Örnek bir fiyat teklifinde, tek sayfalık bir PDF'te yukarıdan aşağıya sırasıyla başlık bilgileri, ürün satırları, toplamlar ve koşullar yer alır; müşteriye bu PDF'le birlikte kısa bir mesaj gider. Rehberdeki örneğin bir araya getirilmiş hâli şöyledir:

• Başlık: Firma unvanınız ve iletişim bilgileriniz, teklif numarası, teklif tarihi (28 Ekim 2026), müşterinin unvanı ve talebi yazan kişi.
• Satırlar: 3. adımdaki tabloda olduğu gibi çap, sınıf ve koli içi adedi içeren ürün açıklaması, miktar ve birim, liste fiyatı, iskonto zinciri ve satır tutarı.
• Toplamlar: Liste toplamı 14.280,00 TL, iskonto 5.621,70 TL, KDV hariç ara toplam 8.658,30 TL, %20 KDV 1.731,66 TL, genel toplam 10.389,96 TL.
• Koşullar: Peşin ödeme (havale veya EFT) ve buna bağlı %5 iskonto, 2 iş günü içinde nakliye dahil teslim, 4 Kasım 2026'ya kadar geçerlilik ve teflon bant için yapılan varsayım.

Teklifle birlikte giden mesaj nasıl yazılır?

PDF'i tek başına göndermeyin. Mesajın ilk satırları, müşterinin dosyayı açmadan görmek istediği bilgileri vermelidir: teklif numarası, toplam, fiyatı etkileyen koşul ve geçerlilik tarihi. Örnek:

Merhaba, 3/4 küresel vana, 20 mm PPR boru ve teflon bant talebiniz için hazırladığımız 2026-142 numaralı teklif ektedir. Vana tam geçişli, boru PN20, teflon bant 12 mm ve 100'lük koli olarak yazıldı. KDV hariç ara toplam 8.658,30 TL, KDV dahil genel toplam 10.389,96 TL'dir. Fiyatlar peşin ödemeye göredir ve 4 Kasım 2026'ya kadar geçerlidir. Sorunuz olursa bu yazışmadan yazabilirsiniz.

Revizyon, hatırlatma ve indirim talebi gibi durumlara göre başka kalıplar için fiyat teklifi mesaj örnekleri sayfasına bakabilirsiniz.

Fiyat teklifi hazırlarken en sık hangi hatalar yapılır?

Fiyat teklifinde en sık yapılan hatalar, çoklu iskontoyu toplayarak uygulamak, müşterinin "tane" dediği miktarı koliyle karıştırmak, koşula bağlı iskontoyu koşul metnine yazmamak ve takip tarihini sonraya bırakmaktır. Altı adımın her birinde tekrar eden hataları ve önlemlerini göndermeden önce gözden geçirmek, revizyonların büyük kısmını önler:

Bu tabloyu daha ayrıntılı bir kontrol listesine dönüştürmek isterseniz teklif hazırlarken dikkat edilmesi gerekenler yazısına bakabilirsiniz.