Teklif kazanma oranı nasıl hesaplanır ve nasıl artırılır?

Teklif kazanma oranı, kazanılan tekliflerin sonuçlanan (kazanılan ve kaybedilen) tekliflere oranıdır: bu ay sonuçlanan 32 tekliften 18'i siparişe döndüyse oranınız adet bazında %56,25'tir. Oranı aynı zamanda tutar bazında da hesaplamalısınız, çünkü küçük tekliflerde kazanıp büyüklerde kaybetmek adet oranında görünmez. Oranı artırmanın yolu çoğu zaman indirim değil; daha hızlı, doğru ürünle, koşulları net ve takibi planlı teklif vermektir. Bu rehber hesabı, izlenecek bilgileri ve haftada yarım saatlik bir değerlendirme rutinini anlatır.

Teklif kazanma oranı nasıl hesaplanır?

Teklif kazanma oranı, kazanılan teklif sayısı sonuçlanan teklif sayısına (kazanılan + kaybedilen) bölünüp 100 ile çarpılarak hesaplanır. Henüz cevap beklenen açık teklifler paydaya girmez; ayrıca gösterilir.

Teklif kazanma oranı = kazanılan teklif ÷ sonuçlanan teklif (kazanılan + kaybedilen) × 100

Açık teklifleri paydanın dışında tutmanın nedeni şudur: ay sonunda hesap yaptığınızda bazı teklifler hâlâ açıktır; müşteri karar vermemiş, geçerlilik süresi dolmamıştır. Bunları paydaya koyarsanız oran her ay sonu yapay olarak düşük görünür, çünkü açık tekliflerin bir kısmı birkaç gün sonra kazanılacaktır.

Formülü uygularken iki pratik yol vardır:

• Açıkları yanında gösterin. Oranı sonuçlanan teklifler üzerinden hesaplayın, açık teklif sayısını ve tutarını oranın hemen yanına yazın. Excel teklif takip listesi kazanma oranını bu şekilde, sonuçlanan teklifler içinde hesaplar.
• Dönemi kapandıktan sonra ölçün. Eylülde gönderilen tekliflerin oranına, bu tekliflerin geçerlilik süreleri dolduktan sonra, örneğin ekim ortasında bakın. O tarihte açık teklif kalmaz; hepsi ya kazanılmış ya da kaybedilmiştir ve sonuçlanan teklif sayısı gönderilen teklif sayısına eşitlenir.

Hangisini seçerseniz seçin, her dönem aynı yöntemi kullanın. Yöntem değişirse oranın değişmesi bir şey söylemez.

Adet ve tutar bazında örnek hesap

Bir hırdavat ve endüstriyel sarf toptancısının bir aylık kaydı şöyle olsun: 40 teklif gönderilmiş, 18'i kazanılmış, 14'ü kaybedilmiş, 8'i hâlâ açık. Tutarlar KDV hariçtir.

• Adet bazında: 18 ÷ 32 = %56,25
• Tutar bazında: 412.500,00 ÷ 1.099.800,00 = yaklaşık %37,5

Açık teklifleri de paydaya koysaydınız adet oranı 18 ÷ 40 = %45 çıkardı; aradaki fark tamamen hesap yönteminden gelir. Formüldeki payda bu yüzden 40 değil, 32'dir.

Asıl bilgi iki oranın arasındaki farktadır. Teklif sayısının yarısından fazlası kazanılmış, ama teklif edilen tutarın yarıdan azı kazanılmış. Bu, büyük tekliflerin daha çok kaybedildiğini düşündürür. Teklifleri 50.000 TL sınırıyla ikiye ayırınca tablo netleşir:

Firma küçük ve tekrarlayan siparişlerde iyi, büyük tekliflerde zayıf. Bu noktada "fiyatlarımız yüksek" sonucuna atlamak kolaydır, ama doğru soru şudur: büyük teklifler neden kaybedildi? Cevap kayıp nedeni sütunundadır; o sütun boşsa cevap da yoktur.

Oranı yanıltan hesap hataları

Aynı veriden çok farklı oranlar çıkarılabilir. Hesaba başlamadan şu hatalardan kaçının:

• Revizyonları ayrı teklif saymak. REV 2 ve REV 3, aynı teklifin yeni sürümüdür. Hepsini ayrı satır sayarsanız gönderilen teklif sayısı şişer ve oran düşer. Teklifi tek sayın, sonucu son revizyona yazın.
• Cevapsız teklifleri açık bırakmak. Geçerlilik süresi dolmuş ve takiplere cevap gelmemiş bir teklif kaybedilmiştir; nedeni "cevap alınamadı"dır. Bu teklifleri aylarca açık tutmak, oranı olduğundan iyi gösterir.
• Kısmi kazancı belirsiz bırakmak. Müşteri 12 kalemden 7'sini aldıysa teklif adet bazında kazanıldı sayılabilir; tutar bazında ise kazanılan tutar olarak yalnızca müşterinin aldığı kalemleri yazın, teklifin tamamı paydada kalsın. Kuralı bir kez belirleyin ve herkes aynı şekilde uygulasın.
• Teklif verilmeyen talepleri unutmak. Hiç cevaplanmamış fiyat talebi kazanma oranına girmez, çünkü ortada gönderilmiş bir teklif yoktur. Oysa en sessiz kayıp odur. Gelen talep sayısını ayrıca sayın ve kaçına teklif verildiğine bakın.
• Bütün müşterileri tek oranda toplamak. Cari hesabı sizde olan bayilere verilen teklifler ile ilk kez yazan firmalara verilen teklifler aynı oranda kazanılmaz. İki grubu ayrı görmek, nereye çalışacağınızı gösterir.

Oranın yanında hangi bilgiler izlenmeli?

Oranın yanında her teklif için talep ve teklif zamanı, kanal ve temsilci, tutar ve müşteri grubu, takip sayısı, revizyon sayısı ve kayıp nedeni izlenmelidir. Kazanma oranı sonucu, bu alanlar ise nedenini gösterir; her teklifte düzenli doldurulmaları yeterlidir:

• Talep zamanı ve teklif zamanı. Aradaki fark teklif sürenizdir. Bu sürenin nasıl dürüstçe ölçüleceği ve neden ortalama yerine medyana bakılması gerektiği OmniNest'in B2B'de teklif süresi ve satış rehberinde ayrıntılı anlatılır.
• Kanal ve temsilci. WhatsApp, e-posta, telefon; teklifi kim hazırladı.
• Tutar ve müşteri grubu. Yukarıdaki örnekteki gibi büyük ve küçük teklifleri, bayi ve son kullanıcıyı ayırmanızı sağlar.
• Takip sayısı ve son takip tarihi. Teklif gönderildikten sonra kaç kez, ne zaman dönüldü.
• Revizyon sayısı. Çok revizyon görmüş bir teklif, talebin baştan net alınmadığını ya da fiyatınızın pazarlık aracı olarak kullanıldığını gösterebilir.
• Kayıp nedeni. Kısa, sabit bir listeden tek bir ana neden: fiyat, teslim süresi, ürün yok ya da uygun değil, rakip daha önce teklif verdi, proje iptal ya da ertelendi, cevap alınamadı, diğer.

Örnekteki 14 kayıp şöyle dağılmış olsun: fiyat 5, teslim süresi 3, cevap alınamadı 3, rakip daha önce teklif verdi 2, ürün yok 1. Kayıpların üçte birinden biraz fazlası fiyattan gelir; geri kalan dokuzu teslim süresi, hız, takip ve ürün konularıdır ve hiçbiri indirimle çözülmez. Durum listesinin nasıl kurulacağı ve kayıp nedeninin müşteriye nasıl sorulacağı için teklif takibi nasıl yapılır rehberine bakabilirsiniz.

Teklif kazanma oranı nasıl artırılır?

Teklif kazanma oranı en çok dört kaldıraçla artar: teklifi müşteri karar vermeden göndermek, doğru ürünü teklif etmek, koşulları net yazmak ve her teklifi planlı takip etmek. İndirim beşinci ve en pahalı kaldıraçtır; kayıp nedenleri fiyatı göstermedikçe ona dokunmayın.

Hız: müşteri karar vermeden teklifin elinde olsun

B2B alıcısı çoğu zaman birkaç tedarikçiden fiyat ister ve kendi müşterisine söz verdiği bir saat vardır. O saatten sonra gelen teklif, ne kadar iyi olursa olsun o işi kazanmaz. Örnekteki "rakip daha önce teklif verdi" kayıpları doğrudan bu kaldıraca bağlıdır.

Hız kaybının büyük kısmı fiyat hesabında değil, talebi anlamakta geçer. Müşteri "3/4 küresel 20 adet, geçen aldığımız silikondan 2 koli" yazar ya da fotoğrafını çektiği bir listeyi gönderir; temsilci her satırın kataloğunuzdaki karşılığını bulmak için arama yapar, emin olamadığı satırı bir arkadaşına sorar. Bu kayıpları azaltmak için kısaltılacak ilk yer de bu eşleştirme süresidir. OmniNest bu adımı yapay zekâyla üstlenir ve ürününüzü sizin için tanır: WhatsApp ya da e-postayla gelen listeyi (Excel, PDF, fotoğraf ya da sesli not hâlinde gelse de) satır satır okur, müşterinin kullandığı adı kataloğunuzdaki ürüne bağlar ve karşılığından emin olamadığı satırı tahmine bırakmadan temsilcinin önüne getirir. Teklifteki rakamlar ise yapay zekânın tahmini değildir; birim fiyat sizin liste fiyatınızdan, iskonto o müşteri için tanımladığınız kurallardan gelir. Temsilci kontrol edip onayladığında cevap taslağı ve logolu PDF teklif, müşterinin yazdığı kanaldan gönderilmeye hazırdır.

Doğru ürün: yanlış satır, kaybedilmiş tekliftir

Hızlı ama yanlış ürünle gönderilen teklif, müşterinin gözünde ya pahalı ya da güvenilmezdir. Basınç sınıfı farklı bir vana, yanlış ölçüde bir koli ya da uyumsuz bir yedek parça teklif edilmişse müşteri düzeltme istemek yerine doğrudan diğer tedarikçinin teklifine geçebilir.

Doğruluğu artırmak için katalogda ürünlerin yanına müşterilerin kullandığı adları ve muadilleri yazın, emin olmadığınız satırı tahmin etmek yerine sorun ve stokta olmayan ürün için uygun muadili teklifte ayrıca gösterin. Teklif hazırlarken atlanan noktaların listesi teklif hazırlarken dikkat edilmesi gerekenler yazısındadır.

Net koşullar: müşteri soru sormadan karar verebilsin

Müşteri teklifi kendi bütçesine ya da kendi müşterisine vereceği teklife koyabilmelidir. Bunun için her satırda birim, birim fiyat, çoklu (kuyruk) iskonto sonrası net fiyat ve toplam görünmeli; KDV'nin dahil mi hariç mi olduğu, teslim süresi, ödeme şekli ve geçerlilik tarihi yazılmalıdır. Döviz bazlı fiyatlarda kullanılan kur ve kurun tarihi de teklifte yer almalıdır.

"Yaklaşık" ifadesiyle verilen ya da teslim süresi yazmayan bir teklif, karşılaştırmada referans olamaz. Geçerlilik süresini nasıl belirleyeceğiniz ve kurun bu süreyi nasıl etkilediği teklif geçerlilik süresi ne kadar olmalı yazısında anlatılır.

Takip: teklifi gönderip beklemeyin

Örnekteki "cevap alınamadı" kayıplarının bir kısmı, hiç takip edilmemiş tekliflerdir. Her teklif için gönderirken bir sonraki takip tarihini yazın ve takip mesajında müşteriye yeni bir bilgi verin: geçerlilik tarihinin yaklaştığı, teslim tarihinin teyit edildiği ya da bir kalem için daha uygun bir muadil bulunduğu gibi. Hazır metinler için teklif mesaj örneklerini kullanabilirsiniz.

Elle tutulan bir listede kazanma oranı, durumlar güncellendiği kadar doğrudur; güncellenmeyen her satır oranı bulanıklaştırır. OmniNest'te teklifin durumu müşterinin cevabıyla birlikte değişir: WhatsApp'tan gönderilen teklifte müşteri Onayla düğmesine bastığında teklif kabul edildi olarak işaretlenir, değişiklik istediğinde yeni bir revizyon talebi açılır; kaybedildi olarak kapattığınız teklife de kayıp nedenini yazarsınız. Böylece oranın hesabına giren kazanılan ve kaybedilen teklifler, yanında gösterilecek açıklarla birlikte, ayrı bir tabloya aktarılmadan tek yerde hazır durur. Hangi teklife ne zaman ve hangi bilgiyle dönüleceğine ise satış ekibiniz karar verir. Ayrıntılar teklif takibi sayfasındadır.

İndirim kazanma oranını artırır mı?

İndirim kazanma oranını kısa vadede biraz artırabilir, ama kârı kesin olarak azaltır. Bu yüzden indirim, dört kaldıraçtan sonra bakılacak en pahalı kaldıraçtır. Her kayıpta iskontoyu artırmak, kaybedilen işin gerçek nedenini de gizler. Kayıp nedenlerinde fiyat belirli bir ürün grubunda ya da müşteri grubunda toplanıyorsa o gruptaki liste fiyatına ve iskonto düzenine bakın. İskonto verirken marjı nasıl koruyacağınız iskonto verirken kâr marjını korumak yazısında anlatılır.

Haftalık 30 dakikalık değerlendirme rutini

Oranı ay sonunda bir kez hesaplamak geç kalır. Haftada bir, aynı gün ve saatte yapılan kısa bir değerlendirme hem listeyi temiz tutar hem de sorunu erken gösterir:

1. Durumları güncelleyin. Geçen hafta kazanılan ve kaybedilen her teklifin durumunu işaretleyin; kayıpların nedenini boş bırakmayın.
2. Süresi dolanları kapatın. Geçerlilik tarihi geçmiş ve cevapsız kalmış teklifleri "cevap alınamadı" nedeniyle kaybedildi olarak kapatın.
3. Bu haftanın takiplerini çıkarın. Takip tarihi gelmiş ya da geçmiş açık teklifleri listeleyin ve her birine bir sorumlu yazın. Excel takip listesinde bu teklifler kırmızı tarihle işaretlenir.
4. Son dört haftanın oranına bakın. Adet ve tutar oranını birlikte okuyun. Tek haftalık oran az teklifle çok oynar; dört haftalık toplam daha sağlıklıdır.
5. En büyük kaybı inceleyin. Haftanın en yüksek tutarlı kaybını açın: teklif kaç saatte gitti, kaç kez takip edildi, neden kaybedildi?
6. Tek bir iş seçin. Gelecek hafta için yalnızca bir düzeltme belirleyin: bir ürün grubunun takma adlarını kataloğa eklemek, bir müşteri grubunda takibi ikinci güne çekmek ya da e-postayla gelen taleplere öncelik vermek gibi.

Ayda bir de aynı tabloyu müşteri grubu, kanal ve tutar dilimi bazında açın. Hedefi bir sektör ortalamasından değil, kendi önceki dönemlerinizden koyun; ilk iki ayın oranını bilmeden konan hedef, ekibi kayıtları yuvarlamaya itebilir.

Başlamak için büyük bir sistem gerekmez. Ücretsiz Excel teklif takip listesi teklif numarası, müşteri, tutar, durum ve sonraki takip tarihini tutar; duruma göre adet ve tutar özetini ve sonuçlanan teklifler içindeki kazanma oranını kendisi hesaplar. Önemli olan, her teklifin listeye girmesi ve her kaybın bir nedeni olmasıdır.